Как стать поставщиком

Правила об условиях отбора контрагентов для заключения договоров поставки продовольственных товаров и о существенных условиях такого договора

(далее — Правила)

Принимая во внимание, что целью деятельности ООО «Рост» (далее по тексту – Покупатель, Общество) является обеспечение потребителей широким ассортиментом качественных товаров по разумным экономически обоснованным ценам, удовлетворяющим требованию о соотношении цены и качества товара, учитывая, что такая цель может быть достигнута только:

• при условии соблюдения Покупателем и Поставщиками, требований действующего законодательства Российской Федерации;

• при свободном волеизъявлении и взаимовыгодном сотрудничестве сторон;

• при предоставлении Поставщикам равных возможностей на заключение с Покупателем договоров;

• при недопущении со стороны Покупателя установления каких-либо дискриминационных условий в отношении Поставщиков, во исполнение Федерального закона №381-ФЗ от 28 декабря 2009 года «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»,

Покупатель предъявляет определенные требования к контрагентам и устанавливает настоящие правила отбора контрагентов для заключения договоров поставки продовольственных товаров с хозяйствующими субъектами, осуществляющими поставки продовольственных товаров.

 

Настоящие Правила разработаны в следующих целях:

• обеспечения Потребителей широким ассортиментом качественных продовольственных товаров по разумным ценам;

• соблюдения Покупателем и Поставщиками требований действующего законодательства Российской Федерации, в том числе требований Закона о торговле и антимонопольного законодательства Российской Федерации;

• обеспечения баланса экономических интересов во взаимоотношениях Покупателя с Поставщиками и Потребителями.

 

1.1. Принципы взаимодействия

Общество выстраивает свои отношения с Поставщиками, руководствуясь следующими принципами:•

• Единые стандарты сотрудничества Общества с Поставщиками. Общество осуществляет отбор Поставщиков на основании единых критериев, сформированных исходя из целей экономической эффективности, четко регламентированных и установленных заранее. Не допускается отказ Общества от заключения договоров с Поставщиками на основании несоответствия таких Поставщиков критериям, не предусмотренным настоящими Правилами.

• Прозрачность и открытость. В процессе взаимодействия с поставщиками Общество обеспечивает их доступ к информации о порядке отбора поставщиков путем размещения настоящих Правил на сайте Общества.

Обмен информацией между Обществом и Поставщиками происходит на добровольной основе. Общество предоставляет Поставщикам необходимую информацию для принятия Поставщиком решения о дальнейших действиях по организации сотрудничества с Обществом. Обмен информацией происходит по единому каналу связи (электронная почта, телефонная связь) с одним и тем же органом (структурным подразделением) Общества, уполномоченным на взаимодействие с Поставщиками по вопросам поставок товаров Обществу.

Любые разногласия, возникающие между Обществом и Поставщиками на этапе согласования условий поставки продовольственных товаров в торговую сеть Общества и на последующих этапах сотрудничества разрешаются путем деловых переговоров.

• Конфиденциальность. Руководствуясь принципами прозрачности и открытости во взаимоотношениях с Поставщиками, Общество, тем не менее, признает право на коммерческую тайну и конфиденциальность информации.

• Эффективность. Общество стремится реализовывать через свою торговую сеть товары высокого качества по разумным экономически обоснованным ценам путем отбора наиболее выгодных условий сотрудничества с Поставщиками. При этом со своей стороны Общество прилагает все усилия, чтобы оптимизировать издержки на этапах поставки товара Обществу.

• Разумная заботливость. В пределах возможного и должного, Общество осуществляет проверку Поставщиков на предмет их добросовестности и соблюдения ими требований законодательства Российской Федерации. При этом при выборе контрагента предпочтение отдается тем Поставщикам, которые осуществляют торговую деятельность достаточно длительное время и зарекомендовали себя на рынке как надежные партнеры, ориентированные на долгосрочное сотрудничество с приобретателями товаров.

 2. Условия отбора контрагентов для заключения договора поставки продовольственных товаров

2.1. Статус и репутация Поставщика:

• поставщик зарегистрирован в установленном законом порядке;

• в учредительных документах Поставщика отсутствуют положения, которые в дальнейшем позволят признать заключенный Договор недействительным или незаключенным;

• лицо, которое в случае, если стороны придут к соглашению о возможности взаимовыгодного сотрудничества, будет подписывать Договор со стороны Поставщика, может должным образом в соответствии с законодательством РФ подтвердить свои полномочия;

• Поставщик имеет право заниматься продажей (реализацией) товаров на территории, на которой Покупатель осуществляет хозяйственную деятельность.

• Поставщик обладает всеми необходимыми лицензиями и разрешениями для осуществления видов деятельности, подлежащих лицензированию в соответствии с законодательством Российской Федерации.

• В отношении Поставщика не проводятся процедуры банкротства, и нет оснований полагать, что такие процедуры будут инициированы в отношении Поставщика в течение срока действия Договора.

• Поставщик не находится в стадии ликвидации, и нет оснований полагать, что в отношении Поставщика будет проводиться процедура ликвидации в течение срока действия Договора.

• Отсутствуют факты неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком принятых на себя обязательств перед Покупателем или другими участниками гражданского оборота.

• Отсутствует информация о предъявлении к Поставщику антимонопольными, налоговыми, таможенными и иными государственными органами претензий, которые не обжалованы Поставщиком или по которым Поставщику отказано в удовлетворении жалобы.

2.2 Экономические критерии

2.2.1. Данные бухгалтерской (финансовой) отчетности Поставщика на последнюю дату, предшествующую заключению Договора, свидетельствуют о надлежащем финансовом состоянии Поставщика и наличии возможности исполнять обязательства, взятые на основании Договора.

2.2.2. В действиях Поставщика отсутствуют признаки недобросовестного налогоплательщика (в том числе, адрес массовой регистрации; массовые заявители, учредители и директора; сдача нулевой отчетности; отсутствие по юридическому адресу; и иное).

2.2.3. В случае если Поставщик не является производителем товара, Общество вправе запросить официальное письмо от производителя товара с подтверждением того, что Поставщик входит с производителем в одну группу лиц, либо является официальным дистрибьютором продукции производителя.

Если таким Поставщиком является иностранная компания, Общество вправе запросить официальное письмо от иностранного производителя о том, что Поставщик имеет право на использование соответствующего товарного знака на территории России, либо является импортером продукции производителя в Россию.

Общество стремится реализовывать продукцию по наиболее конкурентным ценам, поэтому наиболее эффективным считает заключение договоров непосредственно с производителями товаров, чтобы избежать наценок от перепродажи товара (сокращение цепочки товара на пути от производителя к конечному потребителю).

2.3. Логистическая система

2.3.1. Транспортно-логистические возможности Поставщика позволяют осуществлять самостоятельный развоз поставляемой продукции в торговые точки Общества, до склада Покупателя либо Транспортной компании Покупателя. При этом условия поставок по цене, периодичности и объему поставляемой продукции должны быть едины для всех магазинов Общества.

2.3.2. Порядок поставки товара Поставщиком Обществу не должен противоречить установленному в Обществе порядку поставки, а также создавать препятствий для поставки товара другими поставщиками.

2.4. Антимонопольные требования для хозяйствующих субъектов, осуществляющих торговую деятельность, и хозяйствующих субъектов, осуществляющих поставки продовольственных товаров

Определяются в соответствии со ст.13 Федерального закона №381-ФЗ от 28 декабря 2009 года «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации».

 

3. Критерии отбора товаров

При отборе товаров, в отношении которых будут заключены Договоры с Поставщиками, Общество руководствуется следующими критериями.

 

3.1 Критерии качества

3.1.1 Качество товара должно соответствовать ГОСТам, ТУ и иным нормативным требованиям и подтверждаться действующими сертификатами соответствия и другими документами, предусмотренными действующим законодательством РФ.

3.1.2. Упаковка Товара должна соответствовать установленным требованиям государственных стандартов для данной категории товара и обеспечивать сохранность Товара во время транспортировки,  при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и гарантированного периода хранения. Товар должен иметь маркировку и содержать информацию в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в доступном и понятном для конечного покупателя виде.

3.1.4. На момент поставки товара его срок годности составляет не менее 2/3 от установленного срока годности, если иной срок не оговорен сторонами в договоре поставки.

 

3.2 Юридические критерии

3.2.1. Товар не находится в залоге, под арестом, на него не наложено иное обременение, товар находится в свободном обороте. Компетентными органами не наложен запрет на его реализацию.

 

3.3. Маркетинговые критерии

3.3.1. Товары, предлагаемые Поставщиком, относятся к товарным категориям, которые обычно представлены в товарном ассортименте Общества. Ассортиментная политика Общества представляет собой перечень требований к наполнению товарной матрицы, учитывает баланс марок, ценовое сегментирование, товарные линии, сезонность, квоты по количеству товаров в товарных категориях.

3.3.2. В случае если Поставщик предлагает Обществу приобрести товары, относящиеся к новой товарной категории, ранее не представленной в товарном ассортименте, Общество оставляет за собой право принять решение о необходимости ввода новой товарной категории и, соответственно, приобретении товара Поставщика.

Для принятия решения могут использоваться данные исследований, подтверждающие потребность потребителей, в том числе и проживающих в районе расположения магазинов, принадлежащих Обществу, в данном товаре, товаре в данной упаковке и имеются обоснованные расчеты, позволяющие с большой долей вероятностью сделать вывод об экономической эффективности продажи (реализации) данного товара

3.3.3. Товары, предлагаемые Поставщиком, известны потребителям и востребованы на рынке.

3.3.4. При определении коммерческой привлекательности и, как следствие, высоких показателей продаж товаров, обозначенных товарным знаком (торговой маркой), Общество имеет право руководствоваться следующими данными:

• Данные об осуществлении продаж аналогичного товара на территории другого региона России.

• Данные аналитических агентств о доли данного товара на рынке товаров определенной товарной категории.

• Данные Федеральной службы государственной статистики России (Росстат) о доле производителя в общем объеме производства товаров данной товарной категории в России за предшествующий год.

• Данные таможенной статистики о доле производителя в общем объеме импортированных в Россию товаров данной товарной категории за предшествующий год.

3.3.5. В случае если Общество принимает решении о низкой коммерческой привлекательности товара, Поставщику предоставляется право представить доказательства экономической обоснованности ввода товара в ассортиментный перечень Общества. Если такие доказательства не будут представлены, Общество оставляет за собой право отказаться от коммерческого предложения Поставщика.

 

3.4. Ценовые критерии

3.4.1. Общество устанавливает розничные цены на товары на основании внутреннего порядка ценообразования.

3.4.2. Коммерческие предложения Поставщиков оцениваются на основании следующих ценовых критериев:

• Закупочная цена товара позволяет Обществу впоследствии установить такую розничную цену на товар, при которой товар, с одной стороны, будет востребован покупателями, и, с другой стороны, выполнит ожидания Общества по прибыльности.

• Закупочная цена на товар не превышает разницу между его среднерыночной розничной ценой и нормой прибыли, установленной Обществом для данной категории товаров.

• Поставщик имеет возможность предоставить Обществу отсрочку платежа за поставленный товар. Данный критерий обоснован техническими требованиями проведения бухгалтерских операций, принятыми в Обществе.

 

4. Существенные условия договора поставки товаров

4.1. Поставщик обязуется обеспечивать Покупателю бесперебойную и 100% поставку товаров в строгом соответствии с заявкой на поставку в указанные адреса подразделений, согласно графику поставок (или согласованным срокам поставки) в соответствии с потребностями подразделений ООО «Рост».

В случае невозможности исполнения заявки Покупателя в целом или по отдельным наименованиям товаров, Поставщик незамедлительно, но не менее чем за сутки до даты поставки обязан уведомить Покупателя о предполагаемых изменениях в письменном виде и согласовать новый ассортимент товара и срок поставки.

4.2. Цена товара. Поставка производится по ценам, согласованным с Покупателем и указанным в прайс-листе. Изменение цены. О предполагаемых изменениях прайс-листа, ассортимента Поставщик обязан письменно сообщить не менее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до начала действия новых цен, ассортимента. При этом Покупатель вправе согласиться или отказаться от приобретения товара у Поставщика. Новая цена/ассортимент применяется по истечении установленного срока.

4.3. Сопроводительные документы. Поставщик поставляет товары в комплекте с относящийся к ним документацией, установленной законодательством РФ, в том числе: сертификаты качества и соответствия, гигиенические сертификаты, ветеринарные сертификаты, добровольные декларации соответствия качеству, лицензии, справки к ГТД, ТН, накладные, товарно-транспортные накладные счета-фактуры и иные.

4.4.   Условия поставки. Поставка товара осуществляется силами и средствами Поставщика. Доставка товаров осуществляется Поставщиком путем отгрузки их согласованным транспортом, соответствующим условиям транспортировки каждой конкретной группы товара, в том числе санитарным требованиям, температурному режиму для соответствующего вида продовольственных товаров. Стоимость доставки оплачивает Поставщик. Риски случайной гибели или повреждения товара переходят на Покупателя с момента получения им товара.

4.5. Упаковка и маркировка товара. Согласно п. 3.1.2. настоящих Правил. В случаях, установленных действующим законодательством, поставляемый Товар должен быть маркирован акцизными или специальными марками.

4.6. Сроки годности. Согласно п.3.1.4. настоящих Правил.

4.7. Качество и безопасность поставляемых товаров. Все поставляемые товары должны отвечать всем установленным требованиям (включая санитарно-гигиенические, ветеринарные) и нормам производственного процесса, определенным для каждого товара. Качество Товара должно соответствовать техническим регламентам или государственным стандартам (ГОСТ), или техническим условиям (ТУ), действующим в отношении данного вида Товара, обеспечивать безопасность жизни, здоровья потребителей, охраны окружающей среды.

Поставщик должен гарантировать стабильность качества и безопасность поставляемых товаров при соблюдении условий хранения и транспортировки.

Претензии по скрытым недостаткам качества товара принимаются Поставщиком в течение всего установленного на данный товар срока годности/реализации.

4.8. Основаниями для отказа от приемки поставленного товара являются:

• отсутствие или неправильное оформление сопроводительных документов;

• несоответствие упаковки или маркировки товара условиям договора;

• недопоставка товара или превышение количества позиций по сравнению с заказанными;

• несоответствие поставленного ассортимента товара заказу;

• нарушение сроков поставки;

• несоблюдение остаточного минимума по сроку годности товара;

• иные основания, предусмотренные законом или договором.

4.9. Оплата товара. Оплата за поставленный товар осуществляется на условиях отсрочки платежа, при этом отсрочка платежа не может превышать сроки, установленные Федеральным законом №381-ФЗ. Расчеты за поставленный товар осуществляются путем перечисления денежных средств на расчётный счет Поставщика на основании выставленных и оформленных надлежащим образом счетов-фактур в предусмотренные договором сроки.

4.10. Стороны могут предусмотреть в договоре поставки выплату вознаграждения Покупателю за приобретение Покупателем у Поставщика определенного количества продовольственных товаров (за исключением социально значимых продовольственных товаров). Размер такого вознаграждения не может быть более десяти процентов от цены приобретенных продовольственных товаров.

4.11. Реклама. Услуги по рекламированию товаров, маркетингу и подобные услуги, направленные на продвижение товаров, могут оказываться Покупателем на основании договоров возмездного оказания соответствующих услуг.

Включение в договор поставки товаров условий о совершении Покупателем в отношении поставленных товаров определенных действий, об оказании услуг по рекламированию товаров, маркетингу и подобных услуг, направленных на продвижение товаров, а также заключение договора поставки товаров путем понуждения к заключению договора возмездного оказания услуг, направленных на продвижение товаров, не допускается. 

 

5. Принципы и критерии отбора контрагентов

5.1. Общество в соответствии с объективными экономическими потребностями и задачами и реальным покупательским спросом определяет состав продаваемого ассортимента, а также количество заказываемого товара. Общество в зависимости от категории закупаемого товара ежегодно или несколько раз в год планирует (на основе информации об объективном спросе на товар) пересматривать ассортиментную матрицу по категориям с целью поиска новых позиций, вывода из ассортимента позиций, пользующихся незначительным спросом или заменой продаваемого товара на аналогичный, спрос на который ожидается больше.

5.2. Сравнение предложений потенциальных поставщиков производится в рамках плановой процедуры пересмотра ассортимента. Основанием для внепланового пересмотра ассортимента могут являться перебои в поставках товара, низкий спрос на товар, иные обстоятельства, влияющие на торговую деятельность Покупателя.

5.3. Поставщик направляет в адрес Общества коммерческое предложение с подробным описанием товара и приложением документов, указанных в п.5.5. настоящих Правил.

5.4. Требования к коммерческому предложению потенциальных контрагентов:

коммерческое предложение должно включать точную и соответствующую действительности информацию по товару для первичной оценки:

- Подробное описание предлагаемого товара:

• страна и компания–производитель товара;

• потребительские характеристики и особенности товара;

• изображение товара и/или его образцы;

• его конкурентные преимущества и т.п.

- Полная информация о предлагаемом товаре.

- Сведения о компании–поставщике товара:

• длительность работы на рынке в одной ассортиментной группе;

• положение на рынке;

• широта предлагаемого ассортимента;

• постоянное наличие на складе достаточного количества товара;

• частота обновления ассортимента и информирование;

• уровень цен на ассортимент;

• указание периода стабильности первоначально предложенных цен;

• предлагаемые скидки;

• является ли поставщик плательщиком НДС;

• мониторинг предлагаемой продукции на рынке Покупателя.

Общество вправе запросить у контрагента предоставить образцы товара.

5.5. Поставщик должен предоставить копии следующих документов, заверенные подписью руководителя и печатью организации/индивидуального предпринимателя:

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального   предпринимателя;

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

• Устав юридического лица со штампом регистрирующего органа в последней (действующей) редакции;

•  паспорт физического лица (для ИП);

• подтверждение полномочий лица на подписание документов, оформленные надлежащим образом: протокол, решение уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа и приказ о вступлении в должность;  доверенность, если со стороны контрагента подписывается не исполнительным  органом; 

• согласование  соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);

• выписку  из   единого   государственного   реестра  (выписка из ЕГРЮЛ) юридических  лиц или индивидуальных предпринимателей, выданную не позднее, чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;

• лицензия, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию.

   Общество не рассматривает коммерческие предложения, не соответствующие требованиям настоящего раздела, в том числе при отсутствии какого-либо документа.

5.6.   Общество гарантирует Поставщику соблюдение режима конфиденциальности в отношении документов и информации, предоставленных Поставщиком.

5.7. Общество осуществляет отбор контрагентов по совокупности критериев, указанных в настоящих Правилах.

5.8. Сотрудники Общества рассматривают предложения потенциальных партнеров в рамках планового пересмотра ассортимента по категориям на конкурентной основе, путем объективного сравнения полученных предложений по утвержденным критериям.

5.9. Критерии и порядок выбора являются одинаковыми для всех участников в одной категории товара.

5.10. Критерии отбора контрагентов:
-  качество поставляемых товаров;

-  приемлемое и конкурентное соотношение цены/качество товара;

- приемлемое и конкурентное соотношение дизайн упаковки/качество товара и дизайн упаковки/цена товара;
- надежность и ритмичность поставок (соответствие установленному графику поставки, согласованным срокам поставки);
- финансовые условия (цена, стабильность цен, скидки, размер премии за количество (объем) покупаемой продукции, продолжительность предоставляемой поставщиком отсрочки платежа);
- способность поставщика удовлетворить требования потребителя в виде постоянного присутствия необходимого ассортимента товаров на полке согласно заказанным объемам ассортимента продукции в нужном количестве (учитываются выпускаемые объемы продукции, используемое оборудование, наличие складов, система контроля за качеством и графиком исполнения поставок);
- возможность удовлетворить широкий покупательский спрос (большой ассортимент);

- наличие свободной емкости в ассортиментной матрице Общества.

- деловая репутация потенциального партнера (отражается на деловую репутацию Общества) и история на рынке (учитывается показатель надежности поставок);

- соблюдение всех санитарных норм при производстве и транспортировке товара;

- наличие всей требуемой документации, подтверждающей качество поставляемого товара;

- отсутствие правовых препятствий к заключению договора (определяется по итогам анализа документов, указанных в п. 2.2. настоящих Правил);

- история  деловых отношений с Обществом (отсутствие или наличие существенных систематических нарушений обязательств контрагентом в случае, если контрагент имел ранее договорные отношения с Обществом). Отсутствие истории деловых отношений с Обществом никоим образом не уменьшает вероятность возможности заключения договора поставки. Общества на равных рассматривает предложения действующих поставщиков и иных потенциальных контрагентов.

5.11.  Для принятия решения в отношении потенциального контрагента объективно необходимо определенное время (не более 3-х месяцев). Настоящим Общество уведомляет, что не готово по требованию контрагента рассматривать его предложения в первоочередном, упрощенном или ином льготном порядке. Все предложения всех потенциальных контрагентов рассматриваются равным образом.

5.12. От потенциального контрагента, конкурирующего с уже существующим поставщиком, Общество ожидает, как минимум, не меньшее соответствие совокупности вышеуказанных критериев.
5.13. Отбор поставщиков производится путем анализа полученных предложений от потенциальных поставщиков и оценки этих предложений.  Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется по вышеуказанным критериям, которые позволяют сделать выбор приемлемых поставщиков на основе оценки совокупности критериев. Оценка производится на основе информации, предоставленной потенциальным контрагентом, а также общедоступной информации из различных источников, включая информации из сети Интернет. Если договоренность с поставщиком по ключевым моментам достигнута и в данной категории имеется возможность размещения товара на полке, то принимается решение о вводе данного товара в ассортиментную матрицу.

5.14. Основаниями отказа в заключении Договора с Поставщиком являются:

• непредставление Поставщиком дополнительной информации на запрос дополнительной информации Общества в установленный срок;

• наполненность ассортиментной матрицы Общества при обращении Поставщика к Обществу;

• несоответствие Поставщика одному или нескольким критериев отбора Поставщиков, указанных в настоящих Правилах;

• несоответствие товара одному или нескольким критериям отбора товаров, указанных в настоящих Правилах;

• недостижение согласия по условиям Договора.

5.15. По результатам рассмотрения коммерческих предложений Общество уведомляет Контрагента об отклонении коммерческого предложения либо о признании коммерческого предложения наиболее отвечающим интересам Общества.

5.16. С контрагентом, коммерческое предложение которого признано лучшим, Общество заключает договор поставки.